GRD Groupe romand de documentation
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Visite au Secrétariat général de la Ville de Genève

 

Le Groupe romand de documentation vous invite à une rencontre le vendredi 29 avril à Genève.

 

Madame Sonja Darone Perret, Documentaliste responsable, animera cette manifestation et en annonce le contenu :
« Au Secrétariat général de la Ville de Genève, la mission principale de l'unité Dossiers&Documentation est de gérer les dossiers du Conseil administratif, de même que la documentation du service. Il est question de retrouver les informations utiles au CA dans l'accomplissement de son mandat électif, et dont ont aussi besoin le Secrétariat général ou les départements municipaux pour la mise en oeuvre des décisions du pouvoir exécutif.

Au préalable on a implanté un système d'information visant à améliorer la gestion du cycle de vie des activités du Conseil administratif et du Conseil municipal (pouvoir délibératif), ainsi qu'à partager ces informations avec les élus, les services municipaux, voire les citoyens. Ceci, en tenant compte de l'ensemble des documents, comme des différentes étapes de travail jalonnant le processus décisionnel. Pour ce faire, on a choisi un outil de développement informatique basé sur les notions de travail collaboratif (groupware), de gestion des flux (workflow), de gestion électronique des documents (GED), et de recherche en texte intégral.

Plusieurs modules permettent aujourd'hui de gérer toute la chaîne de traitement documentaire considérée : intégration de la version numérique des documents produits ou reçus, élaboration des ordres du jour, rédaction des procès-verbaux, communication des décisions à exécuter, constitution des dossiers sur la base d'un plan de classement, gestion électronique du prêt, ou encore versement automatisé aux Archives.

Ce système d'information déployé dès 1998 répond de façon anticipée aux exigences de la loi sur l'information du public et l'accès aux documents (LIPAD), entrée en vigueur à Genève le 1er mars 2002. Mais ces applications peuvent également être considérées comme des éléments d'un système de «Records management», tel que défini dans la norme ISO 15-489. »

INFOS PRATIQUES

Heure : 14h00 à 16h00
Lieu : Palais Eynard, 4 rue de la Croix-Rouge, 1211 Genève 3, salle D.
Nombre de participants : max. 25
Itinéraire : bus n° 5 depuis l'arrêt Gare Cornavin (direction Hôpital), arrêt Croix-Rouge. Pas de parking à disposition.

Pour des questions d'organisation, les inscriptions sont obligatoires.
Vu le nombre limité de places, seuls les 25 premiers inscrits seront pris en compte.

 
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Mis à jour le 15 avril 2005, GI.